Bien que la période de décembre soit synonyme de festivités, elle peut être source d’inquiétudes pour un employeur qui planifie ce rassemblement tant attendu par les équipes.
Lorsqu’il organise une réception pour ses employés, que ce soit sur les lieux du travail ou à l’extérieur, l’employeur demeure responsable de prendre des mesures appropriées pour assurer la protection de la santé, la sécurité et la dignité de ses employés.
Voici donc un bref rappel des règles de conduite et quelques trucs afin de vous permettre de traverser cette période dans l’allégresse !
Vous êtes prêt à transmettre les invitations, voici nos conseils.
Nos conseils
I. Avant la Fête
Communication
Rappelez à vos employés dans une communication claire que le Code de conduite et les politiques en vigueur chez l’employeur s’appliquent même lors de cette soirée festive. À ce sujet, il peut être pertinent de citer sommairement les grandes lignes de votre politique applicable en matière de civilité et de prévention du harcèlement. Il peut également être précisé que l’employeur ne tolérera aucun comportement non professionnel, tout en énumérant des exemples concrets de ce qui est proscrit.
En effet, offrir un environnement exempt de harcèlement fait partie des obligations légales auxquelles un employeur est assujetti, même dans un party. L’employeur peut en effet être tenu responsable du préjudice subi par un employé suite à des gestes désobligeants ou des comportements vexatoires posés envers lui par un autre salarié ou un gestionnaire, par exemple.
Consommation
Dans cette correspondance, rappelez, si tel est le cas, la Politique drogue et alcool en vigueur au sein de l’organisation, et indiquez clairement aux employés vos attentes face à leur consommation lors de cette fête. À titre d’illustration, certains éléments peuvent être précisés :
- Combien de verres d’alcool seront offerts aux employés par l’entreprise ;
- Pourront-ils en consommer à leurs frais et, si oui, selon quelles modalités. Par exemple, il peut être spécifié que l’employeur s’attend à ce que chaque employé consomme de l’alcool avec modération ;
- Est- ce que la consommation de cannabis sera permise, ou non ; le cas échéant, quels produits seront acceptés ; Vous devrez non seulement déterminer si la consommation de cannabis est permise, mais si vous tolérez la participation d’un employé à la fête sous l’effet de cette substance.
À cet effet, déterminez à l’avance les moyens dont vous disposerez pour limiter la consommation d’alcool :
- Fermeture du service de consommation quelques heures avant la fin de la fête ;
- Ne pas offrir un service de bar ouvert ;
- Demander aux barmans de ne pas servir d’alcool aux employés ivres et leur demander d’aviser s’ils remarquent qu’un employé est en état d’intoxication avancée ;
- Offrir un nombre limité de coupons de consommation ;
- Diversifier les boissons sans alcool.
Au-delà de ce qui précède, il serait également pertinent de préciser dans la correspondance en question quelles seront les conséquences d’une contravention aux règles édictées par l’employeur aux fins de cette fête.
Transport
Il convient d’aviser rapidement les employés des moyens de transport encouragés pour le retour à la maison afin qu’ils puissent planifier leur soirée, par exemple :
- Service de navettes ;
- Coupons de taxi ;
- Service de raccompagnement offert ;
- Système de détection du taux d’alcoolémie pour un employé qui souhaite prendre sa voiture ;
- Mise en place d’un système de chauffeurs désignés.
En mettant en place de telles mesures au préalable et en agissant de façon préventive, en plus d’être à l’affût de ce qui se passe lors de la fête, l’employeur prend les moyens pour limiter sa responsabilité légale.
II. Lors de la Fête
Les gestionnaires devraient limiter leur consommation d’alcool. Cette directive et ces attentes à leur égard devraient leur être communiquées bien avant la tenue de la fête. D’une part, ils devront donner l’exemple et, d’autre part, être en état d’agir rapidement s’il y a dérapage ou s’ils sont témoins de comportements inappropriés.
Par ailleurs, les représentants de l’employeur devront également être à l’affut de tout incident ou événement impliquant une blessure. En effet, si un salarié se blesse à la fête, il faut immédiatement intervenir, recueillir les déclarations de témoins et remplir la documentation pertinente. De cette façon, vous aurez déjà colligé l’information utile advenant que le salarié dépose une réclamation à la CNESST pour un accident de travail. Si tel était le cas, toute réclamation s’analyse au cas par cas et nous serons disponibles pour vous accompagner.
III. Après la Fête
Prenez un moment pour discuter avec les gestionnaires afin d’avoir leur rétroaction sur l’événement. Il est également fondamental d’intervenir auprès des employés fautifs dès que vous êtes informé de comportements inappropriés.
Bonnes festivités !
